المسئوليات:
- تنظيم الوثائق والملفات الإدارية، وإدارة المعاملات الداخلية والخارجية، بالإضافة إلى مراقبة النظم والإجراءات الداخلية للحفاظ على كفاءة العمل وتنظيمه
- المساهمة إدارة المراسلات ودعم الإدارة العامة، مما يسهل سير العمل وتحقيق أهداف الشركة بفعالية
المهام:
- إدارة الوثائق والملفات: تنظيم وإدارة المستندات والملفات الإدارية بشكل فعال، وضمان تحديثها وتصنيفها بطريقة منظمة
- متابعة المعاملات الإدارية: مراقبة وتتبع تدفق المعاملات الإدارية داخل الشركة، مثل الطلبات، والفواتير، والتقارير
- المراسلات الإدارية: إعداد وإرسال المراسلات الإدارية، والرد على الاستفسارات الداخلية والخارجية بشكل لائق وفعّال
- الدعم الإداري: مساعدة الإدارة العامة في تنظيم الاجتماعات، وإدارة الجداول الزمنية، وتنظيم السفريات والفعاليات الداخلية
- المساعدة في إدخال البيانات: قد يُطلب من المعقب أحيانًا إدخال البيانات الهامة إلى الأنظمة المعلوماتية للشركة
- متابعة النظم الداخلية: التأكد من تطبيق السياسات والإجراءات الداخلية بشكل صحيح وفعّال
الشروط والمهارات:
درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
خبرة عملية في إدارة الوثائق والمعاملات
مهارات قوية في التواصل والكتابة الإدارية
معرفة ببرامج Microsoft Office (Word، Excel) وأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية
قدرة على التنظيم وإدارة الوقت
اللغات المطلوبة للوظيفة:
الإنجليزية-جيد
نوع الوظيفة:
دوام كامل
نطاق الراتب:
غير محدد
بدلات ومزايا أخرى:
- تأمين طبي
- تنوع في المهام الإدارية
- ثبات واستقرار وظيفي
- فرص للتعلم والتطوير المهني
